担当者とは、特定のアイデアやフィードバック項目を所有し、推進する主な責任を与えられたチームメンバーです。この割り当てにより、情報の収集、進捗状況の監視、アイデアやフィードバック項目の成功の確保に関する連絡先が明確になります。
仕組み
アイデアやフィードバック項目はデフォルトで割り当てられていません。フィードバック項目やアイデアは、一度に一人のチームメンバーにしか割り当てられません。
アイデアやフィードバック項目がチームメンバーに割り当てられた後、そのメンバーには自動的にメールで割り当てが通知されます。チームメンバーに複数のアイデアやフィードバック項目が一括で割り当てられた場合、メールでまとめて送信されます。フィードバック項目やアイデアに自分を割り当てた場合、メールは届きません。
アイデアまたはフィードバック項目に割り当てられたチームメンバーは、そのアイデアまたはフィードバック項目に自動的に登録されます。これにより、割り当てられたアイデアやフィードバック項目が更新されると、メール通知を受け取ることになります。
担当者フィールドはチームメンバーにのみ表示されます。訪問者は担当者フィールドを見ることができません。
VOC管理者だけが、アイデアやフィードバック項目をユーザーに割り当てることができます。投稿者は自分のアイデアを他のユーザーに割り当てることしかできません。
ベストプラクティス
すべてのフィードバックやアイデアを割り当てて「トリアージ」することは推奨しません。必ずツールを使用して規模に合わせて設定し、AIの要約や自動化ルールなどを使用して最も重要な項目を見つけてください。時間が経つにつれて、多くの組織は手動で個別のフィードバックのトリアージが拡張しにくいことに気づきます。特にフィードバックのソースが増え、量が増加するにつれてなおさらです。
アイテムに担当者を指定すると便利な例をいくつか示します。
- アイテムにアクションまたは次のステップが期待される場合。これは例外的な状況でのみ行うべきです。例えば、顧客から怒りのフィードバックを受けた場合、フォローアップのためにSLAを開始したいと考える場合などです。
- 自分にアイテムを割り当てて、ビューで簡単に見つけられるようにしたい時もあります。たとえば、特定のテーマに関する探索的な作業を開始し、それに関連する項目をデータベースで検索しているとします。まず、自動化、AI、検索機能を使用してそれらのアイテムを見つけ、自分に割り当てます。その後、割り当てられたアイテムを表示するフィルターを適用して、保存済みビューを作成できます。
自動化ルールを使用して、担当者フィールドをフィードバックに大規模に適用することもできます。設定したルール（プロダクト領域またはアプリが適用されている場合、またはフィードバックに特定のキーワードが含まれている場合など）に基づいて、すべてのフィードバック項目に誰かを割り当てるルールを作成します。詳細については、「自動化ルールでフィードバックを管理する」を参照してください。
担当者フィールドを追加または更新する
アイデアやフィードバックの担当者を追加・更新するには、未割り当てに更新する場合を含め、［リッスン］>［アイデア］ または ［リッスン］>［フィードバック］に移動します。ここから、アイデアやフィードバック項目の担当者フィールドを追加または更新する方法は3つあります。
- アイデアまたはフィードバック項目の詳細パネルから。
- テーブルビューのアイデアまたはフィードバック項目の行から。
- 複数のアイデアやフィードバック項目を選択して［アイテムを編集］メニューから。
詳細パネルからリンクする
- アイデアまたはフィードバックのテーブルからアイデアやフィードバック項目を見つけて選択してください。これにより、ページの右側にパネルが開きます。
- ［概要］セクションで、［担当者］ドロップダウンを選択します。
- このアイデアまたはフィードバック項目を割り当てたいチームメンバーのメールアドレスを選択します。アイデアやフィードバック項目の割り当てを解除する場合は、ドロップダウンの上部で（未設定）を選択してください。このアイデアやフィードバックを自分に割り当てるには、［自分に割り当て済］を選択するか、ドロップダウンから自分のメールアドレスを選択してください。
アイデアやフィードバック項目のテーブルビューから
- ［リッスン（Listen）］>［アイデア（Ideas）］または［リッスン（Listen）］>［フィードバック（Feedback）］に移動します。
- 担当者列が表示されるまで右にスクロールし、担当者ドロップダウンを選択します。または、リストの上にあるオプションを使用してアイデアを検索またはフィルターすることもできます。
- このアイデアまたはフィードバック項目を割り当てたいチームメンバーのメールアドレスを選択します。アイデアまたはフィードバック項目の割り当てを解除する場合は、ドロップダウンの上部にある（未設定）を選択します。このアイデアまたはフィードバック項目を自分に割り当てるには、［自分に割り当て済］を選択してください。
上部のフィルターを使用して、このテーブルビューを担当者別または未割り当ての項目別にフィルターできます。これにより、所有者がいないアイテムを特定したり、自分やチームメイトに割り当てられたアイデアやフィードバック項目を確認したりできます。
担当者列の順序を変更すると、後でテーブル ビューで見つけやすくなります。手順については、リッスンでAIを活用してフィードバックを分析するまたはリッスンでフィードバックを管理するをご覧ください。
アイデアやフィードバック項目を自動的に割り当てる
特定の条件が満たされた場合、自動化ルールを使用してチームメンバーをアイデアやフィードバック項目に自動的に割り当てることができます。詳細については、「自動化ルールでフィードバックを管理する」を参照してください。