マネージャー権限を持つリッスンユーザーは、訪問者に更新情報のメールを送信して、フィードバック項目やアイデアのステータスを知らせることができます。
前提条件
この機能を使用する前に、管理者ユーザーが次の設定を行う必要があります。
- サブスクリプション設定でPendoリッスンのメール機能がオンになっていることを確認します。これは通常、デフォルトでオンになっています。詳細については、「サブスクリプション設定」をご参照ください。
- ドメイン設定を行います。手順については、「Pendoでメールドメインの設定と認証を行う」をご参照ください。確認が完了するまでに数日かかることがあります。
- 訪問者のメールが、訪問者のメールアドレスを含むメタデータフィールドにマッピングされていることを確認します。管理者ユーザーは、［マッピング（Mappings）］テーブルでこれを確認できます。［設定（Settings）］> ［メタデータ（Metadata）］>［訪問者レベルのデータ（Visitor-level data）］内をご覧ください。データマッピングの詳細については、「メタデータとデータマッピング」を参照してください。
- 更新メール用の送信者IDを保存します。送信者IDは、送信メールで使用されるデフォルトの名前とアドレスを定義します。
ステップ1：更新メールを作成する
フィードバック項目またはアイデアの更新状況メールを作成して送信する方法には次の3つがあります。
- フィードバックまたはアイデアの詳細パネルで、アイデアのステータスを「Now Available」に更新します。更新の作成を促すポップアップが表示されます。
- フィードバックまたはアイデアの詳細パネルから、［アクション（Actions）］>［更新（Updates）］>［新規作成（Create new）］を選択します。
- フィードバックまたはアイデアの詳細パネルから［更新情報を送信（Send update）］リンクを選択する方法。
これらのオプションではすべて、更新情報メールを作成して送信するために次の手順へと進みます。
- リッスンで、関連するフィードバック項目またはアイデアを見つけて開きます。
- ［リッスン（Listen）］>［フィードバックビュー（Feedback）］>［すべてのフィードバック（All feedback）］でフィードバック項目を見つけ、［フィードバック項目（Feedback items）］タブを選択します。手順については、「リッスンでフィードバックを管理する」を参照してください。
- ［リッスン（Listen）］>［アイデア（Ideas）］でアイデアを見つけます。手順については、「アイデアの作成と管理」を参照してください。
- フィードバック項目またはアイデアに対して過去に更新メールを送信したかどうかによって異なります：
- フィードバック項目またはアイデアのステータスドロップダウンメニューの横にある［更新情報を送信（Send update）］を選択して、最初の更新情報メールを作成します。［更新情報を送信（Send update）］ウィンドウが開きます。
- フィードバック項目またはアイデアのステータスドロップダウンメニューの横にある［更新情報を表示（View update）］を選択します。次に、ページの右下にある［新しい更新情報を作成（Create new update）］を選択します。送信更新ウィンドウが開きます。
- デフォルトの送信者アドレスを確認します。デフォルトのアドレスを編集する場合、またはカスタムアドレスを使用する場合は、この記事の「送信者アドレスを編集する」の手順に沿って進んでください。
ステップ 2：メールの詳細を構成する
更新メールを送信する際の最初のステップは、送信者と受信者の詳細を設定することです。
送信者アドレスを編集する
デフォルトの送信者アドレスを編集するか、カスタムの送信者アドレスを作成することができます。デフォルトの送信者は、作成中のメールでデフォルトを編集する場合やカスタムIDを使用する場合以外は、すべてのリッスンメールでのコミュニケーションに使用されます。
送信者の編集や別の送信者を使用する場合は、テキストフィールドの上にある［送信者を管理（Manage sender）］を選択し、次のいずれかを行います。
- ［リッスンのデフォルト（Listen default）］を選択して既存のデフォルトアドレスを使用するか、下部の［リッスンのデフォルトを編集（Edit Listen default）］を選択して既存のデフォルトアドレスを編集します。
- ［カスタム（Custom）］を選択して、1回限りの別のメールアドレスを入力します。
次に、以下の項目を入力します。
- ドメイン（例：@acme.com）
- 送信者名（例：プロダクトチーム）
- 送信元のメールアドレス（例：product@acme.com）
- 返信先のメールアドレス（例：no-reply@acme.com）
注：更新メールは訪問者との一方通行のコミュニケーションを目的としています。組織が返信を許可する場合は、まずどのチームがそれらのメッセージを監視し、返信するかを決定してください。返信を監視しない場合は、"from" 、"reply-to" のメールアドレスは無返信にしてください。
オプションで、［この更新情報を新規投票者に自動的に送信する（Send this update to new voter automatically）］を選択すると、［電子メールの受信者（Email recipients）］セクションで説明されている投票基準を満たす新規訪問者に電子メールが自動的に送信されます。選択された場合、現在のメール送信後にアイデアに関与した投票者には、最新のステータス更新が自動的に送信されます。これにより、手動でのフォローアップを必要とせずに、関心のある項目について最新の情報を常に把握できるようになります。
メール受信者
更新メールを受信する訪問者の数は、アイデアに対する投票の総数よりも少ないことがよくあります。これは、投票と受信者の数え方に基づいて予想される行動です。
フィードバック項目については、フィードバックを投稿した訪問者にのみ更新メールが送信されます。これはフォーム、アンケート、または関連するフィードバックソースを通じて直接、またはPendoユーザーがフィードバックを投稿したり、投票を選択した場合にのみ行われます。
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アイデアに関しては、次の条件に該当する訪問者に更新メールが送信されます：
Pendoユーザーが本人または代理として、そのアイデアに対して「必須」または「あればよい」と投票した場合
Pendoユーザーによって、そのアイデアにフィードバックがリンクされている場合
各フィードバックは投票としてカウントされるため、1人の訪問者が異なる投稿に対して複数の投票を行うことができます。
次のいずれかに該当する場合、メールは送信されません。
- 訪問者は過去12か月間、Pendoで活動していない場合
- 訪問者は、フィードバック項目またはアイデアに関する以前の更新メールの購読を解除した場合
- 訪問者はすべてのプロダクト更新メールの購読を解除した場合
- 訪問者のメールアドレスはもう有効でない場合
訪問者がアイデアとどのようにやり取りし、投票するかの詳細については、「アイデアのエビデンスを収集する」を参照してください。
デフォルトの送信者アドレスの作成と受信者の確認が終わったら、［次へ：コンテンツ（Next: Content）］を選択してメールのセットアップを続行します。
ステップ3：メールコンテンツを追加
更新メールを作成または変更する際、次の項目をカスタマイズできます：
- テンプレート（オプション）。テンプレートには、更新メールに適用できる定義済みのコンテンツとスタイルが含まれています。テンプレートは「検討中」などの特定のステータスに関連付けられることがあります。管理者ユーザーは［リッスン（Listen）］>［リッスンの設定（Listen settings）］でメールテンプレートを設定できます。
- テーマ（任意）。選択したテンプレートに関連付けられたテーマを上書きするか、テンプレートが使用されていない場合はテーマを直接適用できます。すべてのテーマはガイドからプルされます。アイデアは複数のアプリから投票者を集めることができるため、すべての更新メールで一貫性のあるプロダクト中立のデザインを確保するために、ガイドでデフォルトのリッスンテーマを作成することをお勧めします。テーマを作成または選択する際は、色のコントラストなど、アクセシビリティと読みやすさを考慮してください。ガイドの詳細については、「テーマを使用してガイドのスタイルを管理する」を参照してください。
- メールの件名。訪問者に短く明確な件名を提示します。
- メールの主要な内容。テンプレートを選択すると、本文の内容が自動的に入力されますが、必要に応じて変更することができます。テンプレートを選択しない場合は、コンテンツを手動で追加してください。
- バナーとフッター画像（オプション）。テンプレートを選択すると、テンプレートのバナーまたはフッター画像が適用されますが、必要に応じてここで置き換えたり削除できます。デフォルトのバナーまたはフッター画像、アイデアのカバー画像を使用するか、新しい画像をアップロード可能です。
編集中、メールのプレビューが右側に表示されます。最終版を送信する前に、自分自身にテストメールを送信して、フォーマットと外観を確認することもできます。
ヒント：［アイデア（Idea）］を選択すると、元のアイデアを新しいタブで開くことができます。これにより、アイデアの内容とメールで伝えるべきことを確認できます。
メールにコンテンツを追加するには、次の手順を実行してください。
- ドロップダウンリストから［テンプレート（Template）］を選択します。
- 必要に応じて、ドロップダウンリストからテーマを選択します。テンプレートで使用されているテーマが上書きされます。
- 更新情報メールの件名を追加します。
- バナーまたはフッター画像、またはその両方を選択します。
テンプレートから既存のバナーまたはフッター画像を使用することができます。
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バナーまたはフッター画像がない場合は、アップロードし、［リッスンのデフォルトにする（Make default for Listen）］を選択して、デフォルト画像にするかどうかを選択します。
注：最良の結果を得るために、画像サイズとファイルタイプの要件に従ってください。（最小650×244px、最大5MB、JPGまたはPNG形式）。
- 「本文内容」フィールドに、更新メールの内容を入力または編集してください。
- （オプション）新しいテンプレートを作成し、今後のメールで再利用したい場合は、［テンプレートを保存（Save template）］を選択してください。
- (オプション) 後で下書きメールに戻るには、［保存して終了（Save and exit）］を選択します。
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送信 前にメールをプレビューするには、「テストメールを送信 」を選択します。訪問者と共有する前にコンテンツを確認できるため、この手順をお勧めします。
- テストメールを送信する場合は、送信先のメールアドレスを入力し、［メールを送信（Send email）］を選択します。
メールを送信する準備ができたら、［次へ：確認］を選択します。
ステップ4：確認
送信する前にメールの詳細を確認してください。
- ドラフトを共有する。リンクを共有することで、チームと一緒にメールとその内容を確認できます。これにより、送信する前に社内のレビューや承認プロセスを完了することができます。
- 件名メールの件名を確認してください。メールに変更を加える必要がある場合は、［戻る（Back）］を選択してください。
- 受信者リスト。 表内の受信者リストを確認してください。特定のメールを検索して、リストが正しいことを確認できます。
チームでメールを確認し、検証したら、［メールを送信（Send email）］ を選択します。メールは、メール設定手順に記載されているすべての受信者に送信されます。
重要：アイデアおよびフィードバックの更新メールには、月間アクティブユーザー（MAU）の5倍の制限があります。この制限はすべてのサブスクリプションに適用されます。この制限に近づいていると感じた場合は、サポートにご連絡ください。
ステップ5：メール更新ログを表示
任意のフィードバック項目またはアイデアについて、送信済みおよび下書きの更新メールの両方を表示できます。これにより、通信の完全なログが提供され、訪問者に送信されたすべての通知を追跡することができます。
- リッスンで、関連するフィードバック項目またはアイデアを開きます。
- ［リッスン（Listen）］>［フィードバックビュー（Feedback views）］>［すべてのフィードバック（All feedback）］でフィードバック項目を見つけます。手順については、「リッスンでフィードバックを管理する」を参照してください。
- ［リッスン（Listen）］>［アイデア（Ideas）］でアイデアを見つけます。手順については、「アイデアの作成と管理」を参照してください。
- フィードバック項目またはアイデアのステータスドロップダウンメニューの横にある［更新情報を表示（View update）］を選択します。これにより、［更新情報を表示］ページが開き、次の内容を確認できます。
- 更新情報メールの内容。
- 更新メールを作成または送信した人
- メールを送信した購読者数。この番号を選択すると、完全なリストを表示することもできます。
- 最後の更新メールが送信された日付
- 更新メールが下書き中の場合、またはこのフィードバック項目やアイデアに対して複数の更新が送信されている場合は、ステータスのドロップダウンメニューの横にある［更新ログ（Update log）］を選択します。ウィンドウには、アイテムに関連付けられているすべての電子メールが一覧表示されます。これには次のものが含まれます：
- メールの件名
- メールのステータス（例：「下書き」）
- 作成日と著者
注：フィードバック項目またはアイデアの更新メールをまだ送信していない場合は、アイデアまたはフィードバック項目で直接［更新を送信］を選択してください。または、［更新ログ］を選択し、このビューでメールを選択することもできます。